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本データベースは、日本近代文学館編『日本近代文学大事典』全６巻（講談社、1977年11月〜78年3月）、および同編『日本近代文学大事典』机上版全１巻（講談社、1984年10月）を収録し、一部項目の増補改訂と新規項目を補うものである。
元版となる最初の６巻版の構成は、第１～３巻が近代以降の小説、評論、戯曲、詩、短歌、俳句のほか、文学と関連の深い各界に活躍した人々をめぐる人名事典であった。
つづく第４巻は日本の近代における重要な文学上の事象、流派、団体、論争、用語ならびに外国文学との影響関係等の事項を収め、第５巻は小説、評論、戯曲、詩、短歌、俳句等の文芸雑誌を中心に、総合雑誌および思想、美術、娯楽等の諸雑誌、文芸に関係の深い新聞を項目とする新聞・雑誌の事典である。最後の第６巻には総索引を付したほか、近代文学に関連するさまざまな叢書・文学全集・合著集の総覧、発売禁止主要書目の解題などが収められていた。
６年後に刊行された机上版は、元版の１～３巻の人名事典を独立させて増補したものである。６巻版以降の現代文学の状況やその間に活躍した「主要作家、作品などについては、小説、評論、戯曲、詩、短歌、俳句等各部門ごとに新たな項を設け」たほか、略年表やコラム等を付けて補充していた。以後、40年近く、増補できないまま今日にいたったのである。
今回の増補改訂では、紙の事典からデジタルの事典へと媒体が大きく変わる。このため人名については机上版をもとにしつつ、元版の第４巻、第５巻も含めてすべて電子化し、データベースに収録した（ただし机上版でつけられた略年表やコラム等はすでに一定以上の期間が経過しているため省略した）。第６巻については、本事典が全文検索も可能なデータベースでもあるため、総索引を省いた。それ以外の総覧や解題などのデータについては、次回以降において補充することを目指す。
紙の事典と異なるデジタルの事典では、定期的な更新が可能になる。そこで今回の公開を第１次更新とし、以後、毎年3月に更新を行う。第２次更新は2023年3月を予定している。今回、増補改訂された項目数は289項目。その項目数を増やし、公開情報を順次拡大していくことを計画している。
なお、増補改訂にあたっては、次の編集方針で臨んだ。
机上版以後も活躍した人物については、順次、選択して本文を補充する。第１次公開にあたっては、142項目を補った。該当項目のページではまず机上版の元の本文を掲げ、その後に新たな増補本文を読めるように配置した。今後、更新の際に新たな増補項目を増やして行く。また没年等については、すべての人名について分かる範囲で補充し、全集類などの参考文献も補った。
机上版の記事では記載が不十分、あるいは修正箇所が多い項目もあった。とりわけ人名については項目によって加筆や修正だけでは足りないため、書き換えることとした。第１次公開でこれに該当したのは53項目である。このような場合、該当項目のページではまず書き換えた新規の本文を掲げ、次いで元の本文も読めるように配置した。
机上版以降に登場して活躍した文学者や、この当時、立項されていなかった人名については、新規項目として補充することとした。ただし、その数も膨大になるため、第１次公開にあたっては78項目が新たに加わった。今後も順次、１年おきの更新で補充を重ねていく。また人名だけでなく、新聞・雑誌については10項目を、事項についても6項目を新たに追加した。こちらも更新の度に補充していく。
６巻版の最終配本には、刊行過程で見つけられた正誤表が挿入されていた。これについては点検の上、反映している。また、明らかな誤植、誤記は確認の上、反映した。それ以外にも、刊行後、６巻版や机上版の本文について誤りや修正の必要が指摘されてきた。とりわけ、これまで編集委員会で把握しているのは、主に以下の文献である。
このうち執筆内容に関わって確認が十分できなかった場合、また編集委員会の判断が未了の場合は、今後の修正を期して第１次公開データに反映されていないものもあることをお断りしておく。今後、更新の都度、継続的に修正を行っていく。
これ以外に、まとまって修正等の指摘がなされた文献があれば、公益財団法人日本近代文学館事務局までご教示をお願いしたい。
本文は原則として６巻版の第１巻から第３巻までを補充した机上版、および６巻版の第４巻・第５巻を底本とした。ただし、明らかな誤記誤植は訂正し、生没年月日が判明したもの、刊行時以降の死没についても補っている。
新暦へ切り換えが行われた明治5年以前出生の人物については、旧暦生年月日と新暦に換算した生年月日を併記した場合がある。また、新暦換算によって、和暦と西暦の一般的な対応とズレが生じる場合には、西暦の生年に＊印をつけている。
机上版までの年号表記は元号を中心とする和暦を基本としており、従来の本文はそのままとしたが、増補改訂デジタル版の新しい本文では西暦を基本とした。
個人全集およびそれに凖ずる著作集など、主な参考文献がある場合、また本文中でも言及がなされている場合は、項目末に掲げた。
項目名の読みを、現代かなづかいによる五十音の表記に改めた。人名に関しては姓と名の区別を付けて並べ直した。同じように代表作の読みに関しても同様の表記に改めた。
筆名で知られている人は、主として筆名で表記した。
外国人名は、６巻版・机上版では「できる限り原語に近い読み方」を原則としながら、「慣用の定着している若干のもの」についてはそのままとしていた。どちらにしても現在の読み方と一致しないこともある。表記の揺れがあるため検索においてはご注意いただきたい。
６巻版・机上版はいずれも縦書きだが、デジタル版のため横書き表記が基本仕様となる。これにより２字続きの反復記号の類は表記できず、もとの文字に改めたところがある。
本文は原則として常用漢字、現代かなづかいとし、必要に応じて常用漢字以外の漢字も用いた。なお、引用文のかなづかいは原文にしたがった。固有名詞については常用漢字以外の漢字を用いた場合もある。
数字は漢数字をつかい、十百千万の単位語を省略した。ただし本文中、十代、数百人といった場合はこの限りではない。
人名以外の項目における表記や記号等は、人名項目とは必ずしも統一されていない。執筆者の判断に委ねられていることをご了解いただきたい。
また、一部文字コードを持たない文字は作字して画像で入れている。
作品の角書きはできるだけ生かしたが、分かち書きが困難な場合は表題にふくめることとした。 作品には、カッコ内（ ）に発表紙誌、発表年月、もしくは刊行年月、発行所を記載したが、省略したものもある。
別立ての代表作については、原則として初出紙誌、初出年月、ならびに単行本刊行の年月、発行所を記載した。
単行本題名の表記は、原則として原本の内題にしたがった。写真の題名表記と異同のある場合もある。
６巻版・机上版の本文で地名が出てきた際に「（現・〇〇）」とある箇所については、合併等による市町村の名称変更との適合性を鑑み、できるかぎり現状に合わせるようにつとめた。
本文に出てくる団体や出版社の名称について変遷がある場合、採用するものと採用しないものとがあった。略称についても、文字数の関係からそのままとした場合がある。
６巻版・机上版では、書名、作品名は『 』を、新聞、雑誌、引用文などは「 」を用いた。しかし、現在、一般的には作品名や引用文は「 」を、書名・新聞・雑誌などの刊行物は『 』を用いることが多い。二重基準にはなるが、それぞれの基準を尊重し、混在することになったので注意されたい。
引用文のなかの「／」（斜線）は改行を示し、「//」（二重斜線）は原則として一行空白、またはそれ以上の空白を示す。
雑誌は６巻版刊行時に継続刊行されていた371紙誌のうち、商業雑誌を中心に、刊行が停止したと判断したものに終刊年月を補った。
６巻版・机上版の本文について明らかな誤りと判明できたものは訂正を施したが、一部、記述の文脈に支障を来す場合などは、べつに付記を設けて編集委員会が加筆したことをお断りしておく。
６巻版・机上版の記事には、一部、現在の人権保護の観点から不適切な用語や言い回しが使用されている箇所がいくつかあった。修正できるところは修正したが、この事典の場合、1つ1つの記事に執筆者の著作物としての固有性があり、またそれらが歴史的な文献であることも十分考慮した上で、そのままとした箇所があることをお断りしておく。
もちろん、公益財団法人日本近代文学館ならびに本編集委員会は、国籍・民族・階級・性別・障がいなどにかかわりなく、人権を侵害するあらゆる差別と排除に反対するものである。
以上三点が大きな変更点であるが、これらは原則として、第１回目のリリース項目に施したものであり、より柔軟で堅実な使い勝手になるよう、改善していく方針である。
本巻は、昭和52年から53年へかけて刊行した『日本近代文学大事典』全６巻中の、人名項目をすべて収録した。すなわち明治から現代にいたる各時代の小説、評論、戯曲、詩、短歌、俳句、近代文学研究のほか、思想、哲学、歴史、美術（装幀、挿画を含む）、演劇、映画、新聞、出版等の各界に活躍した人々を収め、明治初年まで生存した文人等もふくめた。
６巻版刊行以降の現代文学状況、主要作家、作品などについては、小説、評論、戯曲、詩、短歌、俳句等各部門ごとに新たな項を設けた。
ほかに「近代の新聞・雑誌」「文学便覧・案内」「近代文学略年表」「リテラリー・フォーフム」等を設けた。
本文は６巻版のままを原則としたが、連載中・刊行中などを示す年月の記述には、完結年月を補った。６巻版刊行時不詳だった生没年月日で、判明した70数名を補った。さらに、刊行時以降の死没者470数名の没年月日も補った。この下限は昭和59年6月末日とし、それ以降の死没者は、可能な範囲で巻末に収めた。
ちなみに、明治5年以前出生の主要な20数名は、旧暦生年月日と新暦に換算した生年月日を併記した。
６巻版刊行以降発刊された個人全集およびそれに凖ずる著作集等は＊印をつけて項目末に補った。この下限は昭和59年5月末日とした。
人名項目以外は、いわゆる大項目である。表記、記号等については、人名項目とは必ずしも一様ではない。執筆者の創意性に俟つところが多い。